Umowa z detektywem, co musi zawierać przed podpisaniem

Umowa zaczyna się od danych stron. Po stronie biura powinna się znaleźć pełna nazwa, adres, NIP i numer licencji detektywistycznej osoby, która odpowiada za zlecenie. Numer licencji możesz sprawdzić w rejestrze prowadzonym przez właściwy organ, więc nie przyjmuj zapewnień na słowo. Jeśli zlecasz sprawę w imieniu firmy, umowa powinna wskazywać spółkę jako zleceniodawcę, a osoba podpisująca musi mieć prawo do jej reprezentowania.

Przedmiot zlecenia opisz konkretnie. Zdanie typu „ustalenie okoliczności sprawy” nic nie znaczy i daje biuru dowolność, a Tobie nie daje podstawy do reklamacji. Lepiej brzmi: „udokumentowanie, czy wskazana osoba w dniach od do przebywa w określonym miejscu i z kim się spotyka”. Taki zapis wyznacza, za co biuro odpowiada, i pozwala po czasie ocenić, czy zlecenie zostało wykonane.

W umowie powinny się znaleźć planowane czynności: obserwacja, dokumentacja zdjęciowa lub wideo w miejscach publicznych, analiza ogólnodostępnych źródeł, rozmowy z osobami, które chcą rozmawiać dobrowolnie. Zapytaj o liczbę detektywów, czas pracy jednej osoby w ciągu doby i sytuacje, w których czynności zostają przerwane.

Rzetelna umowa mówi też, czego biuro nie zrobi. Legalnie działający detektyw nie zakłada podsłuchu, nie przechwytuje korespondencji, nie wchodzi do cudzego mieszkania i nie zdobywa danych z baz niedostępnych dla niego. Jeżeli dokument obiecuje „dostęp do billingów” albo „lokalizację telefonu”, odłóż długopis. Taki zapis nie tylko jest podejrzany, ale może Cię narazić na odpowiedzialność jako zlecającego.

Sposób rozliczenia bywa największym źródłem sporów. Najczęściej spotyka się stawkę godzinową lub dobową za detektywa, ryczałt za sprawę albo kombinację obu. Każdy z nich ma sens w innych sprawach, ale ten wybrany musi być opisany liczbami. Sprawdź, czy cena obejmuje dojazdy, noclegi, sprzęt i przygotowanie raportu, czy każdą z tych pozycji biuro doliczy osobno.

Zaliczka jest zwyczajowa, ale powinna mieć uzasadniony poziom i opisany sposób zaliczenia na poczet wynagrodzenia. Uważaj na honorarium „za sukces”, czyli uzależnione od tego, że biuro znajdzie dowód. Taka konstrukcja zachęca do naginania faktów. Orientacyjną widełkę kosztów dla swojej sprawy sprawdzisz w kalkulatorze na stronie ile kosztuje detektyw, co pozwala ocenić, czy oferta mieści się w rozsądnych granicach.

Zapisz, w jakiej formie dostaniesz wynik: raport pisemny z chronologią, załączniki zdjęciowe lub wideo, oświadczenia detektywa. Jeśli sprawa może trafić do sądu, ustal, że dokumentacja będzie przygotowana w formie nadającej się do przekazania pełnomocnikowi, a biuro zachowa materiał źródłowy przez określony czas.

Termin raportu oddziel od terminu czynności. Obserwacja może zakończyć się w piątek, a uporządkowanie materiału zajmuje kolejne dni. Wpisz, ile dni po zakończeniu czynności dostaniesz dokument, i co się dzieje, gdy biuro się spóźni. Warto też ustalić tryb przekazywania informacji w trakcie sprawy, na przykład krótki komunikat o istotnych zdarzeniach, bez surowych materiałów, które mogłyby trafić w niepowołane ręce.

Umowa z detektywem dotyczy spraw wrażliwych, więc klauzula poufności jest obowiązkowa. Powinna obejmować cały zespół biura, a nie tylko osobę podpisującą. Sprawdź, jak biuro przechowuje materiały, kto ma do nich dostęp i kiedy je usuwa po zakończeniu sprawy. Zapytaj, kto jest administratorem danych osób objętych czynnościami i na jakiej podstawie przetwarza dane.

Zadbaj o zasady rezygnacji. Co się stanie, jeśli po dwóch dniach uznasz, że dalsze działania nie mają sensu, albo gdy biuro stwierdzi, że cel jest niewykonalny? Dobra umowa przewiduje rozliczenie za wykonane czynności i zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Brak takiego zapisu często oznacza, że zaliczka jest w praktyce bezzwrotna.

Przy zleceniach firmowych umowę zwykle akceptuje kilka osób, od działu prawnego po zarząd. Jeśli chcesz skrócić ten obieg, możesz podpisać umowę elektronicznie ze ścieżką akceptacji i zachować pełny ślad, kto i kiedy ją zatwierdził.

Część problemów widać już na etapie oferty. Niepokojące są: brak numeru licencji, gwarancja wyniku, nacisk na szybkie podpisanie i zapłatę gotówką bez dokumentu, propozycje metod, które brzmią jak naruszenie prawa, oraz ogólnikowy zakres bez żadnych dat. Zdrowe jest odwrotne zachowanie: biuro zadaje pytania o cel, prosi o dokumenty, proponuje węższy zakres, gdy szerszy nie ma uzasadnienia, i otwarcie mówi, czego nie zrobi.

Porównaj co najmniej dwie, a najlepiej trzy oferty. Różnica w cenie rzadko wynika z jakości, częściej z zakresu, więc zestawiaj umowy punkt po punkcie. Szczegóły wyboru biura znajdziesz w tekście agencja detektywistyczna, jak ją wybrać, a jeśli sprawa dotyczy firmy, zobacz detektywa dla firm i kontrolę zwolnień lekarskich opisaną na stronie detektyw kontrola zwolnień lekarskich pracowników.